Krajowy System e-Faktur (KSeF) to inicjatywa Ministerstwa Finansów, która zmienia zasady wystawiania faktur elektronicznych w Polsce. Wprowadzenie tego systemu ma na celu uproszczenie rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego. Zarówno duże, jak i małe przedsiębiorstwa muszą przygotować się na nadchodzące zmiany, które zaczną obowiązywać w 2026 roku.
Jakie są główne założenia Krajowego Systemu e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany jako centralna platforma teleinformatyczna, umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Jego celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur, co zapewnia organom podatkowym i nabywcom natychmiastowy dostęp do dokumentów. Dzięki temu systemowi, procesy księgowe stają się bardziej zautomatyzowane, co skraca czas oczekiwania na zwrot podatku VAT i przyspiesza obrót dokumentów.
System KSeF umożliwia również:
- wystawianie i odbieranie faktur w jednolitym formacie,
- archiwizację faktur przez 10 lat,
- przyspieszenie realizacji płatności,
- automatyzację procesów księgowych.
Od kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie przebiegało w kilku etapach. Od 1 lutego 2026 roku system obejmie dużych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF rozszerzy się na wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym na podmioty zwolnione z VAT.
Dla najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczne przychody nie przekraczają 10 000 zł, obowiązek e-fakturowania zostanie przesunięty na 1 stycznia 2027 roku. Warto jednak zaznaczyć, że już od lutego 2026 roku wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbierania faktur w KSeF, co wymaga wcześniejszego przygotowania i uzyskania dostępu do systemu.
Co z fakturami zagranicznymi?
Korzystanie z KSeF od 2026 roku będzie obowiązkowe nie tylko dla polskich przedsiębiorców. Zagraniczne firmy, które sprzedają swoje produkty i usługi polskim podmiotom, nie będą miały obowiązku operowania elektronicznymi fakturami ustrukturyzowanymi. Jednak polski przedsiębiorca, wystawiając fakturę dla podmiotu zagranicznego, będzie zobowiązany do przesłania jej do KSeF.
Jakie są korzyści z wprowadzenia KSeF?
Ministerstwo Finansów wskazuje na liczne korzyści wynikające z wprowadzenia KSeF:
- przyspieszenie obiegu dokumentów i zwrotu VAT,
- jednolite formatowanie faktur, co ułatwia ich księgowanie,
- pewność, że faktura nie zginie ani nie ulegnie zniszczeniu,
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur przez przedsiębiorcę.
Jakie są ryzyka związane z KSeF?
Pomimo licznych zalet, wprowadzenie KSeF wiąże się również z pewnymi ryzykami. Przede wszystkim, przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy księgowe i procesy biznesowe do nowych wymagań. Ponadto, niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF, takich jak niewystawienie faktury w systemie czy nieprzesłanie jej w terminie, może skutkować nałożeniem kar finansowych.
Jakie są kluczowe daty związane z KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur rozpocznie się 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników i 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsi podatnicy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 roku. Warto również pamiętać o możliwości testowania systemu od 30 września 2025 roku, co pozwoli przedsiębiorcom na wcześniejsze zapoznanie się z funkcjonalnościami KSeF.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur to rewolucja w sposobie wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w Polsce. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu, aby uniknąć problemów i kar związanych z niedopełnieniem nowych obowiązków.
Co warto zapamietać?:
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie w 2026 roku, z obowiązkiem dla dużych podatników od 1 lutego i dla pozostałych od 1 kwietnia.
- System umożliwia wystawianie faktur w formacie XML, archiwizację przez 10 lat oraz automatyzację procesów księgowych.
- Najmniejsi przedsiębiorcy z przychodami poniżej 10 000 zł będą zobowiązani do e-fakturowania od 1 stycznia 2027 roku.
- Korzyści z KSeF to szybszy obieg dokumentów, jednolite formatowanie faktur oraz brak obowiązku przechowywania ich przez przedsiębiorców.
- Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy do KSeF, aby uniknąć kar za niewystawienie lub nieterminowe przesłanie faktur.
